Am Ende des Monats gehen die gesammelten Stundenzettel ins Personalbüro, wo sie dann mühsam in den Computer eingegeben werden. Fehlerquote? Hoch! Zeitaufwand? Noch höher. Im fortschrittlichen Jahr 2023 ist diese Praxis einfach nicht mehr zeitgemäß. Heute ist es Zeit, auf digitale Zeiterfassungsmethoden zu setzen und damit nicht nur den Betriebsfluss zu erleichtern, sondern auch den Arbeitsaufwand zu reduzieren. Welche Vorzüge die verhältnismäßig kleine Umstellung mit sich bringt, haben wir uns mal genauer angeschaut.

Mehr Effizienz beim Arbeitsablauf – schnell, korrekt und unkompliziert

Das Thema Zeiterfassung betrifft Betriebe aller Art, ob handwerkliche Arbeit oder digitaler Großkonzern. Die Nutzung digitaler Zeiterfassungssysteme trägt dazu bei, die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten von überall her erfassen, sodass auch im Homeoffice keine Probleme auftreten. Komplizierte Aufgaben, wie die Erfassung von Arbeitszeiten in Excel-Tabellen fallen komplett weg. Sämtliche Daten werden in einer zentralen Datenbank gespeichert und können von der Personalabteilung schnell und effizient bearbeitet werden.

Bessere Planbarkeit der Arbeitszeiten dank digitaler Erfassung

Den neuen Dienstplan erstellen und dabei Urlaube, Krankheiten und besondere Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen, ist eine Herausforderung. Digitale Systeme geben die Möglichkeit, auf sämtliche Mitarbeiterdaten zuzugreifen und auch Krankheiten und Urlaube direkt zu erfassen. So lassen sich Dienstpläne deutlich schneller erstellen und die Fehlerquote sinkt. Es ist auf einen Blick erkennbar, wenn sich ein Mitarbeiter zur geplanten Zeit nicht im Betrieb befindet und Fehlbelegungen gehören der Vergangenheit an.
So kann die Führungsebene auch tagesaktuell erkennen, welche Abteilung mit wie viel Mannstärke besetzt ist. Kommt es zu Ausfällen, ist es leichter möglich, fehlende Stellen durch andere Mitarbeiter zu besetzen.

Fehler von vorne herein vermeiden – für saubere Arbeitszeiten

Manuell erfasste Arbeitszeiten sind anfällig für Fehler. Mitarbeiter schreiben ihre Arbeitszeiten falsch auf (beabsichtigt oder unbeabsichtigt), es fehlen Zeiten oder die Notizen sind schlicht unleserlich. Bei der manuellen Übertragung in Excel-Tabellen gehen einzelne Positionen verloren oder werden nicht korrekt erfasst. Das führt zu Schwierigkeiten bei der Erstellung von Dienstplänen und bei der Berechnung von Über- oder Unterstunden.

Digitale Systeme minimieren diese Fehlerquellen, da Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten nicht mehr manuell aufschreiben müssen. Das System erkennt die Zeiterfassung automatisch und berechnet korrekt die geleistete Arbeitszeit. Auf einen Blick ist es erkennbar, ob ein Mitarbeiter Plus- oder Minusstunden verzeichnet. So lassen sich auch Probleme schneller erfassen.

Muss ein Mitarbeiter permanent Überstunden leisten, stimmt etwas mit der Personalbelegung der Abteilung nicht. Kommt jemand hingegen ständig zu spät, gibt die Arbeitszeiterfassung Aufschluss. Das digitale Erfassungssystem schließt außerdem auch Mitarbeiter im Homeoffice mit ein. So haben Arbeitgeber eine sichere Methode, die tatsächliche Arbeitszeit auch außerhalb des Büros zu erfassen.

Fazit: Digitalisierung der Arbeitszeiten bringt zahlreiche Vorzüge für Arbeitgeber

In allen Bereichen schreitet die Digitalisierung voran. Wenn es um die Personalführung geht, gibt es hier effiziente Lösungen für ein zukunftsorientiertes Arbeitswesen. Arbeitszeiten digital zu erfassen erleichtert nicht nur den Arbeitsablauf, sondern verhindert auch Fälle von Arbeitszeitbetrug und Fehlern im System. Die verfügbaren Möglichkeiten lassen sich auf jede Bedürfnislage im Unternehmen anpassen, sodass der Drei-Mann-Betrieb davon ebenso profitiert, wie das Großunternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern!